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如何做会议活动策划和现场管理,提前做好这些,就足够!

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西安会议活动策划公司-鑫颖策划小编带大家一起谈谈关于会议活动的现场管理及活动策划工作。首先,会议场地的管理决定了人员配置水平是否能确保客人参加会议活动的舒适度和安全性。更准确地说,会议活动人员配置的数量和构成是由许多因素决定的,包括以下几点:

如何做会议活动策划和现场管理,提前做好这些,就足够!

1、预计出席人数;

2、会议活动类型;

3、会议活动的历史;

4、会议场地的空间构造;

5、会议举办的时间;

6、举办的天数和日期;

7、预计的天气状况;

8、社会期待值;

9、法律规范

会议活动策划也很重要,同时做好活动场地管理也很重要。以下几项管理工作提前做好这些,就足够!

如何做会议活动策划和现场管理,提前做好这些,就足够!

1、索取场地联系方式

取得场地联系方式是每场活动的agency都知道的,那么比拼的就是“时机”。

正式brief前:如果客户提供的材料中包含了场地的资料,那么就要通过各种渠道第一时间去了解该场地的信息,争取时间。

正式brief后:全力在当天从客户侧拿到联系人方式,第一时间去联系场地方到场地去勘查。每次比稿的agency至少是3-4家,场地在接待过程中往往会出现疲倦怠慢的现象,所以第一时间取得联系到达场地便抢占了“最佳时机”。得到的有用信息一定会比其他的agency更多。

2、勘查准备工作

勘查人员选择:如场地距离不需要出差,那么所有项目相关人员尽量都到现场进行勘查;如场地距离需要出差考虑差旅压力,就需要按照勘查人员优先级进行排序:项目经理&木工负责人&AV负责人>施工经理>设计师>策划人员。

准备工具和材料。勘查的激光尺、卷尺就不用说了,最重要的事是要设法探听一切客户在前期对于场地的理解和规划。如客户关系良好,可以直接私下进行打探,也可以通过在与场地联系人的沟通过程中建立关系,从场地销售口中探知客户侧的需求和问题。

勘查时间。建议勘查场地总时长在2-3个小时,尤其是刚入行的小伙伴,在场地勘查过程中务必不达目的不罢休的精神,需要将场地的每个房间、路线梳理清楚,哪怕是客户此时没有提到的规划。

3、现场勘查工作

首先要请客户提供的场地方直接对接人一起走场,获取客户选择场地时的有价值信息,了解场地惯用方式案例。先进行主会场的测量,测量工作可交由同去搭建公司负责人或者搭建经理去做,项目经理的工作是按照行走路线走一遍全部场地,普通路线&VIP通道路线等。

尽可能将每一处细节进行拍照,尤其可能需要P图的空间、位置。在行走的过程中根据brief中的需求思考如何包装使用,建立初步对场地的规划和理解,回来后将自己思考的初步规划brief给内部项目组。

PM主动思考的范围需包括:规划、包装方向及重点,场地原有结构是否有可利用空间,人流动线,车辆安排,功能间的勘查及初步规划(尺寸需要测量核实、照片需要拍摄)。最主要的一步是问题记录,要边走边记录对场地产生的问题,如:电箱位置、电量、货梯位置尺寸、其他的搭建要求等。

4、Q&A环节

此环节主要针对特殊情况,一种是场地客户给出的负责人不在场;一种是场地配合度较低,较难沟通。此时需要统计在走场过程中遇到的问题:自己记录&搭建供应商记录的。如:报批、网络、功能间数量,控台位置等。

5、索取资料

需要向场地索取:CAD图(平面、立面/剖面,吊点图),网络联系人,报批联系人等其他必要联系人。

6、输出场地勘查报告

此点也是至关重要的一点,在勘查完场地之后要尽快趁热打铁输出场地分析报告,最佳时间为勘查当天,时间越早记忆遗漏的东西越少,报告越准确全面。小编的习惯都是在当天回程的飞机上直接输出分析报告。

报告内容包括:按照行走路线由外而内配合精简的实景照片,同时按照空间顺序编写自己的规划思路和包装设计想法,思考标记策略,尤其是和场地有关的内容并输出。

7、召开内部勘查会议

最后,场地勘查内部会一定要在第二天进行,作为项目PM需要提前准备好勘场报告、照片、各种场地图纸、预算表、方案内容细分脑图、官方brief文件。

上面就是关于“如何做会议活动策划和现场管理,提前做好这些,就足够!”的相关介绍,更多关于活动策划、广告设计的相关介绍欢迎咨询西安活动策划公司-鑫颖广告哈!

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