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如何做好西安会议活动策划方案?

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在日常工作中,做西安会议活动策划方案可谓家常便饭。会议形式多种多样,除了管理层和高层领导参加的管理会议、董事会议、部长会议等正式会议以外,还有日常非正式的碰头会议,以及单向汇报类的报告会、发表会等。如果仔细数数每天开会的次数,你会惊讶地发现会议如此频繁,就连我自己有时也会一天参加四五场会议。至于管理层领导则更忙了,有的领导要么每天都在开会,要么一整天一整天地长时间开会。

如何做好西安会议活动策划方案?

尽管参加了如此多的会议,可是倘若问及会议成果如何,恐怕大多参会者都会持否定态度。大多数人不是因为喜欢而参加会议,而是不得不参加会议。他们虽然身处会场,心里却惦记着下一场会议或者其他工作的进展情况。说到这里,为何许多人都不喜欢开会?这是因为大部分会议都很「无聊」。

那么会议为什么会无聊呢?一言以蔽之,是因为会议设计得不好。其实某种程度上会议和派对、集会相似。如果是精心准备的派对,主持人会非常注意派对的流程,安排一些引人发笑的娱乐节目,令众人一直保持兴致盎然。除了在台上演讲以外,还会设计互动时间。不仅如此,会场还设有走动区域,避免众人因长期久坐而感到疲乏。

如果是参加这种精心设计过的派对,想必大家必然能够度过一段快乐的时光。这样一场派对不仅能令大家更加团结和睦,还能增进大家对主办者的好感,其益处真可谓不胜枚举。反之,假如派对设计得非常糟糕,恐怕只会给大家留下很坏的印象。会议在这一方面与派对极为相似。

无法设计会议的原因

倘若会议气氛不够热烈,就不会取得太好的成果。即使勉强大家列席无聊的会议,大家也不会因此产生积极协作、共同努力、主动参与等意愿,更不必奢望热火朝天地讨论议题、各种点子层出不穷的情形了。长年为诸多公司提供咨询服务之后,我甚至会产生疑惑:「会议冷场」是否应该被放入各个公司的经营课题的根基部分?毋庸赘言,「会议冷场」是一种非常糟糕的状态。那么,会议为什么会冷场呢?

我个人认为,有以下 4 种原因导致人们无法设计出气氛热烈的会议。

很多人缺乏「自己正在开会」这个意识。他们没有充分意识到自己正在开会,而是认为大家只是单纯聚集在一起聊天。

没能明确区分议题与论点。一般情况下,每个会议都有自己的议题。可是,议题与论点是两个概念,有了议题不见得就确定了论点。

把「整体方案」和「本次方案」混为一谈。企业方案的规模往往很大,这种大方案不是一次会议就能全讲完的。

没能把握对方的逻辑,因而未能顺着对方的逻辑进行解说。要想获得对方的理解,演讲时应当站在对方的角度,思考对方是否能够明白自己想要传达的内容。这点尤为重要。如果在会议上忽略了对方的心情,一味按照自己的喜好演讲,恐怕对方就不会轻易接受我们的方案。

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